Perpustakaan Universitas Sanata Dharma (PUSD) adalah unit yang mengemban amanat Universitas Sanata Dharma (USD) untuk merintis pengelolaan Arsip Kelembagaan USD. Berbagai kegiatan telah dilakukan oleh Perpustakaan USD dalam mendukung pengelolaan arsip kelembagaan USD. Kegiatan pada tahap awal adalah penyusunan pedoman pengelolaan arsip, sosialisasi pengelolaan arsip bagi pengelola arsip unit dan survey online pengelolaan arsip unit. Tahap selanjutnya adalah pengolahan arsip USD yang sudah diterima oleh Perpustakaan USD dan survei pengelolaan arsip secara langsung ke unit-unit.
Kegiatan survei pengelolaan arsip secara langsung sudah dilakukan terhadap 2 unit di USD yaitu unit LPPM dan unit Rektorat. Selain itu juga dilakukan akuisisi koleksi foto dari Biro Humas dan akuisisi koleksi buku wisuda dari BAA. Survei di LPPM dilaksanakan tanggal 10 Mei 2021 dan diterima langsung oleh Dr. rer.nat. Herry Pribawanto Suryawansebagai Ketua LPPM dan Maria Dwi Budi Jumpowati, S.Si sebagai KTU LPPM. Hasil survei ke LPPM bahwa arsip LPPM sudah tertata baik berdasarkan subjek/tahun meskipun pengolahan masih menggunakan sistem yang dibuat sendiri. Penempatan arsip masih diruang publik/di ruang rapat dan di rak terbuka, sehingga hal ini rawan kehilangan/rusak/kebakaran padahal itu asset yang sangat berharga. Arsip LPPM belum semua tersedia dalam versi digital. LPPM telah memiliki sistem informasi, khususnya untuk mengarsipkan proses/hasil penelitian dan pengabdian masyarakat (SI-LIbtamas dari BAPSI untuk penelitian internal dan SIM Libtamas dari DIKTI untuk hibah DIKTI). Masih dijumpai arsip yang seharusnya sudah dimusnahkan, namun masih tersimpan di jajaran rak arsip.
Tindak lanjut yang dilakukan perpustakaan USD dari survei arsip di LPPM adalah Perpustakaan USD telah melakukan akuisisi/pengumpulan arsip statis LPPM berupa buku karya dosen USD/terbitan USD, jurnal/majalah karya sivitas USD, laporan penelitian sebatas yang telah diserahkan ke Perpustakaan USD, karena masih banyak arsip yang belum diserahkan ke PUSD. Selanjutnya melakukan pengolahan arsip dengan pendataan arsip, alih media arsip, penomoran arsip, entri data di sistem informasi.
Kegiatan survei kedua dilaksanakan di Rektorat pada tanggal 28 April 2022 dan diterima langsung oleh Lucia Irminastuti sebagai KTU Rektorat dan seluruh staf rektorat. Hasil survei ke Rektorat diperoleh informasi bahwa Arsip rektorat sudah tertata dengan baik, walaupun belum diberi penomoran/klasifikasi arsip. Arsip Rektorat belum semua tersedia dalam versi digital. Tersedia banyak arsip cinderamata dan kejuaraan mahasiswa di rektorat dan belum diolah. Arsip keuangan sudah dalam bentuk digital dan semua berkas sudah diserahkan ke bagian keuangan USD. Tindak lanjut yang dilakukan perpustakaan USD dari survei arsip di Rektorat adalah Perpustakaan USD akan melakukan akuisisi arsip Rektorat, namun menunggu proses pemetaan arsip di rektorat sesuai dengan klasifikasi arsip yang akan dilakukan oleh staf rektorat. Akuisisi dan penolahan arsip cinderamata setelah dilakukan pemotretan/digitalisasi oleh staf rektorat. Akuisisi dan pengolahan arsip kejuaraan mahasiswa setelah dipetakan oleh staf rektorat. Melanjutkan pengolahan arsip rektorat yang sudah diterima oleh Perpustakaan USD, diantaranya adalah laporan rektor, sambutan rektor, orasi dies natalis, panduan orientasi mahasiswa baru, master peraturan rektor, statuta dan memorandum.
Saat ini Perpustakaan USD selain mengolah informasi arsip yang telah diterima, juga menyusun naskah sumber arsip khazanah arsip kelembagaan USD. Sambil menunggu Sistem Informasi Kearsipan dan Web Arsip yang saat ini sedang dirancang oleh Perpustakaan dan BAPSI. Kegiatan kearsipan dalam waktu dekat adalah Perpustakaan USD akan menyelenggarakan pelatihan pengelolaan arsip dinamis bagi pengelola arsip di Universitas Sanata Dharma secara Offline dan Online.
(Rn)
